Paperfly - Strongest home delivery network of Bangladesh

আমরা অত্যন্ত আনন্দ ও উৎসাহের সাথে জানাচ্ছি যে আমরা একটি নতুন স্মার্ট লগ ফিচার নিয়ে এসেছি। এর মাধ্যমে আমরা মার্চেন্টকে রিটার্ন অর্ডার সম্পর্কিত সকল তথ্য এবং ডেলিভারি কালিন অভিজ্ঞতা ও গ্রাহকের প্রতিক্রিয়া সম্পর্কে বিস্তারিত জানাতে পারবো। নতুন এই পরিষেবাটি আমাদের বর্তমান ডেলিভারি অ্যাপ যেটা ইতোমধ্যে ডেলিভারি প্রক্রিয়ায় ব্যবহার হচ্ছে তার সাথে সংযুক্ত করা হয়েছে। এখন থেকে ‘স্মার্ট লগ’-এর মাধ্যমে গ্রাহক ও ডেলিভারি অফিসারের মধ্যকার প্রতিটি কলের রেকর্ড এবং ট্র্যাক রাখা হবে। এই পরিষেবাটির মাধ্যমে মার্চেন্ট যেকোন সময় পেপারফ্লাই এবং গ্রাহকের মধ্যকার প্রতিটি যোগাযোগের বিস্তারিত দেখতে পারবেন।

গ্রাহকদের সিদ্ধান্তহীনতায় অর্ডার রিটার্ন হওয়া একটি বড় সমস্যা। এই সমস্যাটি সমাধানের লক্ষ্যে আমরা নিয়ে এসেছি ‘স্মার্ট চেক’। ‘স্মার্ট রিটার্ন’ এর মাধ্যমে আমরা যে যুগোপযোগী পরিষেবার সূচনা করেছি এটি তারই আরেকটি ধাপ। এই ফিচারটির মাধ্যমে নিবন্ধিত মার্চেন্ট গ্রাহকের নিকট পণ্য পৌঁছানোর আগেই গ্রাহকের সম্ভাব্য আচরণ সম্পর্কে ধারণা নিতে পারবেন। পুরো প্রক্রিয়াটির জন্য মাত্র ২টি ক্লিকই যথেষ্ট। আমরা আমাদের সমৃদ্ধ ডাটাবেস ব্যবহারের মাধ্যমে গ্রাহকের বিস্তারিত তথ্য গোপন রেখে প্রয়োজনীয় ডাটাটুকু সংগ্রহ করি। আমাদের অন্যান্য স্মার্ট সেবার মতো এই পরিষেবাটিও একদম ফ্রি।

ই-কমার্স দুনিয়ায় রিটার্ন হচ্ছে সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জ! অনেক সময় অর্ডার রিটার্নের কারণ পরিষ্কারভাবে বোঝা যায় না। এতে গ্রাহক, মার্চেন্ট এবং লজিস্টিক পার্টনারের মধ্যে ভুল বোঝাবুঝি হওয়ার সম্ভাবনা দেখা দেয়। আমরা সমস্যাটির গোড়ায় গিয়ে বোঝার চেষ্টা করেছি এবং একটি কার্যকর সমাধান নিয়ে এসেছি। যা হচ্ছে স্মার্ট রিটার্ন। স্মার্ট রিটার্ন একটি দারুণ উদ্ভাবনী প্রক্রিয়া যা সমস্ত রিটার্নের কেস ২৪ ঘন্টা ধরে রাখবে। এই সময়ের মধ্যে, মার্চেন্ট সমস্ত ‘টু বি রিটার্নড’ প্যাকেজ দেখতে পারবেন এবং গ্রাহককে তার সিদ্ধান্ত বদলাতে বোঝানোর চেষ্টা করতে পারবেন। গ্রাহক বা মার্চেন্টের সম্মতি দিলে, পেপারফ্লাই পণ্যটি সরবরাহ করার জন্য পুনরায় চেষ্টা করবে। স্মার্ট রিটার্ন ব্যবস্থাটি পেপারফ্লাই দ্বারা পরিচালিত সমস্ত ডেলিভারিকে আরও সমৃদ্ধ করেছে।

যাত্রা শুরুর পর থেকেই, আমরা আমাদের ডেলিভারি প্রক্রিয়ায় প্রযুক্তির যথাসম্ভব ব্যবহারের মাধ্যমে অটোমেশনের উপর জোর দিয়ে একটি "এন্ড টু এন্ড ডিজিটাল" ব্যবস্থা গড়ে তোলার চেষ্টা করেছি। এবং দেশের দ্রুত বেড়ে ওঠা ই-কমার্স লজিস্টিক ইন্ডাস্ট্রিতে বর্তমানে আমাদের অটোমেশন ব্যবস্থা অন্যতম সেরা হিসেবে বিবেচ্য। আমরা বার-কোড স্টিকার ব্যবহার করি, যা আমাদের ডেলিভারি কর্মীদের লজিস্টিক প্রক্রিয়ায় প্যাকেজ বরাদ্দ করতে সহায়তা করে এবং প্যাকেজ হ্যান্ডেলিং ত্রুটি কমিয়ে আনে। এছাড়াও সম্প্রতি আমরা ‘অটোমেটেড এসএমএস ইন্টিগ্রেশন’ চালু করেছি। যাতে সমস্ত গ্রাহক অ্যাপয়েন্টমেন্ট কল পাওয়ার আগেই সে সম্পর্কে একটি এসএমএস পান।

আমরা আমাদের অনলাইন ট্র্যাকিং সিস্টেমটি যতটা সম্ভব ডিজিটাল ও পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বানিয়েছি। আমরা একটি ১৪ ধাপের ট্র্যাকিং ব্যবস্থা ব্যবহার করছি, যার সাহায্যে মার্চেন্টগণ প্রোডাক্ট শিপমেন্ট স্ট্যাটাস এর প্রতিটি ধাপ ট্র্যাক করতে পারেন এবং কখন ও কিভাবে গন্তব্যে পৌঁছালো তা দেখতে পারেন। প্রয়োজনে প্রক্রিয়া চলাকালিন যেকোন পরিবর্তনের পরামর্শ দিতে পারেন। সেই সাথে রিটার্নের কারণ বা অন্যান্য কাস্টমার ফিডব্যাকও দেখত পারেন।

যদি কার্যকরী-ই না হয় তবে অটোমেশন এর কী প্রয়োজন? তাই তো আমরা ইলেকট্রনিক ইনভয়েস ব্যবহার করি; শুধু তাই নয়, এরপর আমরা সরাসরি ব্যাংক ট্রান্সফারের মাধ্যমে কালেকশন পাঠিয়ে থাকি! সর্বোপরি, আমাদের মার্চেন্টগণ সপ্তাহে দু'বার তাদের আর্থিক তথ্য এবং একই সময়ে ক্যাশ অন ডেলিভারির অর্থ পেয়ে থাকেন। এর থেকে কার্যকরী আর কী হতে পারে?

আমাদের লুকানোর কিছুই নেই! কারণ আমাদের অর্ডার ম্যানেজমেন্ট এবং ট্র্যাকিং সিস্টেমে সহজেই প্রবেশ করা যায় এবং সবার সাথে যোগাযোগ করা যায়। প্রকৃতপক্ষেই এটি একটি সংয়ক্রিয় বা অটোমেশন ব্যবস্থা, যা আমাদের গ্রাহকের সকল জিজ্ঞাসার উত্তর দিতে আমাদের সার্ভিস টিমকে দারুণভাবে সাহায্য করে। শুধু তা-ই নয়, আমাদের একটি কাস্টমাইজযোগ্য বিল্ট-ইন ইনভয়েসিং ব্যবস্থা রয়েছে। যেটি মার্চেন্টগণ নিজ ব্যবসার হিসাব রাখতে পুরোপুরি ব্যবহার করতে পারেন।

আমরা একটি স্মার্ট এসএমএস প্রক্রিয়াও বাস্তবায়ন করেছি, যার মাধ্যমে আমরা প্রয়োজনীয় সব আপডেট গ্রাহক এবং মার্চেন্টকে পাঠাতে পারি।
প্রোডাক্ট আমাদের হাতে পৌঁছানোর পর আমরা গ্রাহককে এসএমএস এর মাধ্যমে অবহিত করি এবং ডেলিভারির জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্ট নেই। একইভাবে, আমরা যখন কোনও সমস্যা যেমন রিটার্ন বা সিডিউল পরিবর্তনের মতো কিছু ঘটলে, তা এসএমএস এর মাধ্যমে মার্চেন্টকে জানাই। ডেলিভারি স্ট্যাটাস সম্পর্কে ফার্স্টহ্যান্ড তথ্য পাওয়ায় মার্চেন্টদের পক্ষে তদারকি ও হস্তক্ষেপ করা সহজ হয়।

We are very excited to share that from now on we have introduced a feature called “In App Call”, which will provide more visibility about the return orders and the correspondence that took place between Paperfly and the customers, while trying to deliver their orders. The service is incorporated with the Delivery App used for delivery process. Every delivery call by delivery officers to the customers will now be tracked and recorded by using this In-App Call service. With this service, merchant can now see all correspondence between Paperfly delivery team and the customer.

In our effort to find a solution for Returns led by indecision of the Customers, we have brought in 'SMART CHECK'. This is part of the innovation service series we have started through 'SMART RETURN'. This feature would enable our registered merchants to have more knowledge about the likely behavior of the customer, even before the customer receives the product! The checking process requires only 2 clicks making it magically smooth! We are utilizing our rich database to fetch the customer data, while keeping the detail information absolutely secret. This whole service is FREE, just like any other SMART services in our portfolio.

Return is the biggest puzzle the e-commerce players encounter! Many of the times the return reasons are not clear and we see a potential misunderstanding between all 3 parties - customers, sellers and logistics partners! We have tried go down to the core and solve this problem effectively. We have introduced SMART RETURN, an innovative process where Paperfly will keep all return cases on hold for 24 hours. Within this time, merchants can get access to all the 'to be returned' packages and play a role in convincing customers otherwise. Once asked by the customer or the merchant, Paperfly will retry to deliver any product to the customer. This is a standard value addition for all deliveries to be handled by Paperfly.

Since beginning of our journey, we have emphasized on automation using the available technology to create an "end to end digital" system throughout the delivery process. Our automation is currently one of the best examples in this rapidly growing e-commerce logistics industry. We make use of bar-code sticker, which helps our delivery workforce to allocate the packages in the logistic process efficiently and minimizes the package handling errors. Also we have recently introduced auto SMS integration – all customers get SMS from us prior to receive appointment calls.

Our online tracking system could not be more detail and digital! We have a 14 steps tracker in place, which helps our merchants to track the status of the shipment step by step and enables them to see how and when the package reaches its destination. It also enables them to suggest necessary course correction if there is any. Moreover, the return reasons or any other customer feedbacks are also available in the tracker.

What is automation if it doesn't enable? We send invoice electronically; even more, we follow it up by sending the collection through direct bank transfer! So all in all, our merchants can receive the financial information twice a week, and will also receive the Cash on Delivery payment in similar interval. This is as smooth as it gets!!

We have nothing to hide! Our revolutionary order management and tracking system can be accessed easily and integrated with others’. This is real automation, which helps our merchant's customers’ service team tremendously to answer the relevant customer quarries. Not only that, we have a built-in invoicing system which is customizable. This allows merchants to completely utilize our system for their own accounting.

We have also implemented a smart SMS process, which helps us to send updates to the customers, as well to our valued merchants.
When the product reached at our hand we notify the customers about the delivery package through SMS and upon which we take customers appointment. In the similar way, we share the delivery status to the merchants via SMS when we face any difficulties e.g. in the cases of return products or any reschedule etc. It helps the merchants to receive first hand information about the status of the delivery and let them intervene from their end.